Vị trí này chịu trách nhiệm về hành chính cấp hành trình, mua sắm, phát triển chính sách ngân sách và hỗ trợ phân tích cho Phòng Mua sắm. Ngoài ra, cá nhân này sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ hỗ trợ tất cả các hoạt động của Foothill Transit.  

Trách nhiệm bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều sau:

•  Chủ yếu cung cấp hỗ trợ hành chính và văn thư trong lĩnh vực mua sắm và quản lý hợp đồng, nhưng có thể hỗ trợ chuẩn bị và quản lý ngân sách, phát triển chính sách, giám sát hợp đồng và các nhiệm vụ khác của bộ phận
• Tiến hành nhập dữ liệu hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ nhà cung cấp của đại lý, quản lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ chung.
• Duy trì hồ sơ tổng thể của bộ phận, nhật ký và danh sách kiểm tra
• Nghiên cứu, bảo mật, so sánh và đánh giá thông tin về nguồn cung cấp, giá cả, chất lượng, tính sẵn có, điều khoản và điều kiện và thông tin liên quan cho các vật liệu, vật tư, dịch vụ và thiết bị khác nhau
• Hỗ trợ tổ chức, lập kế hoạch và viết RFQ, IFB, RFP và phụ lục, ngôn ngữ hợp đồng và các sửa đổi.
• Giám sát các tệp cơ sở dữ liệu của cơ quan và đảm bảo thông báo hết hạn được phân phối.
• Giao tiếp với các nhà cung cấp và các thực thể khác
• Xem xét, phê duyệt và xử lý hóa đơn
• Danh mục, đơn đặt hàng, tổ chức và phân phát tài liệu tham khảo và kỹ thuật
• Tiến hành hoặc hỗ trợ các cuộc họp tiền đấu thầu và mở thầu công khai theo yêu cầu
• Xử lý các tài liệu bí mật hoặc pháp lý
• Đặt hàng nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị cho bộ phận Thu mua
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công

Kiến thức và Năng lực cần thiết:

• Các ứng dụng phần mềm kinh doanh và máy tính, bao gồm Microsoft Word và Excel
• Kinh nghiệm với cơ sở dữ liệu 
• Có kinh nghiệm với Microsoft Visio, Microsoft Project 
• Hiểu, giải thích và áp dụng luật, quy tắc, quy định, chính sách, thủ tục, hợp đồng và ngân sách
• Rèn luyện khả năng phán đoán và sáng tạo trong việc ra quyết định
• Suy nghĩ và hành động độc lập

Trình độ tối thiểu:

• Định hướng chi tiết và khả năng thực hiện công việc lặp đi lặp lại cao
• Khả năng biên dịch và phân tích dữ liệu
• Giao tiếp hiệu quả bằng lời nói và bằng văn bản

Học vấn và / hoặc Kinh nghiệm:

• Bằng cấp liên kết hoặc hai năm kinh nghiệm thực hiện công việc hành chính và lập ngân sách cơ bản hoặc cấp đầu vào
• Bằng cử nhân Kinh doanh, Hành chính công hoặc khoa học xã hội khác hoặc lĩnh vực liên quan là mong muốn 

Tình trạng công việc: Không được miễn

Phạm vi lương: Bậc 4 | 46,146 USD - 76,535 USD